Kilka ważnych niuansów przy Open Space Technology

Na różnego rodzaju wydarzeniach społecznościowych związanych z agile (konferencje, spotkania lokalne, Agile Coach Campy, spotkania wewnątrzfirmowe) popularne jest zastosowanie formatu Open Space. Na ostatnim ACC zauważyłem kilka niedoskonałości w przeprowadzeniu tej formuły i tym wpisem chciałbym zwrócić uwagę na istotność niektórych z reguł i zasad, które osobiście uważam za kluczowe, a bywają realizowane niepoprawnie. Jak to ująłem w krótkiej bliskiej rozmowie przy okazji retrospektywy ostatniego ACC – „niepotrzebnie gmera się przy formule, która jest dobra, jeśli tylko poprawnie realizować jej założenia”.

Co ważne – wszystkie te reguły są zawarte w materiałach online na temat OST, chociażby w Wikipedii czy w „User’s guide„, a ten wpis nie jest próbą napisania mojej własnej kompletnej instrukcji jak to robić, tylko raczej sposobem na podzielenie się paroma niuansami, z którymi się nie zgadzam w wykonaniu niektórych facylitatorów open space’ów i kłócą mi się one z doświadczeniami innych spotkań w tej formule, które dzięki takim niuansom były ogólnie lepsze.

Open space ma kilka pryncypiów i jedno prawo, które warto, by osoba liderująca całemu wydarzeniu najpierw poprawnie wytłumaczyła zebranym, a potem delikatnie przypominała, jeśli uczestnicy próbują w jakiś sposób od nich odchodzić.

• Whoever comes is the right people

Zachęćmy uczestników, by opowiadając o swoich sesjach unikali zawężania („sesja tylko dla początkujących”, „sesja tylko dla coachów”, „sesja tylko dla tych, którzy mają doświadczenie z X”, „sesja dla tych którzy mają odpowiedź na moje pytanie”). Dajmy sobie wszyscy prawo do różnorodności perspektyw, nie ograniczajmy swobody uczestnikom. Niech będą Ci, którzy mają coś do powiedzenia i Ci, którzy raczej chcą posłuchać. Albo zadać z perspektywy początkującego pytanie tak naiwne, że dające głęboko do myślenia tym najbardziej zaawansowanym. Jeśli moderator nie zadba o to zachowanie, burzymy neutralność i otwartość wydarzenia, zaczynamy się szufladkować i ustawiać w hierarchiach, co może przenieść się na dyskomfort i sumarycznie niższą wartość dodaną dla wszystkich uczestników.

• Whenever it starts is the right time

Open space nie ma timeboxów, ma tylko ramy rozpoczęcia i zakończenia całości wydarzenia. Nie wbijajmy uczestnikom do głów, że sesje odbywają się w slotach, że ważne jest by kończyły się punktualnie, że koniecznie nie można się spóźnić na obiad czy podsumowanie. Odpuśćmy i pozwólmy ludziom się zorganizować. „Kratownica” powinna być raczej orientacyjnym rozkładem odjazdów, a nie szczegółowym planem dnia. Jak ktoś zechce skończyć w 15 minut, to skończy. A jak jakaś sesja się tak rozkręci, że zajmie dwie godziny, po drodze rozpadając się na dwa-trzy niezależne wątki zupełnie niepasujące do agendy ustalonej rano – to właśnie stał się pozytywny efekt open space’a i nie popełniono grzechu ciężkiego przeciwko timeboxom.

• Whatever happens is the only thing that could have, be prepared to be surprised!

Rzeczy się dzieją i nie ma żadnego problemu w tym, by sesje kierowały się w niespodziewane zakamarki, rozpadały się itd. Sesje nie mają za zadanie być przeprowadzone by potem były odczytane na podsumowaniu, im bardziej zaskakujący rezultat w porównaniu do zainicjowanego tematu tym prawdopodobnie bardziej ciekawa dyskusja się przetoczyła przez grupę.

• When it’s over, it’s over

Open space trwa przez cały czas, w ramach i poza „kratownicą”. Kończy się przed czasem, być może po wymianie kilku zdań między tymi, co przyszli. Dzieje się w ramach pełnych godzin sesyjnych między 10:00 a 18:00, ale też przy śniadaniu, obiedzie i kolacji i przy spacerze po lesie wokół ośrodka.

Wikipedia zawiera też fajne podsumowanie tematów nieadekwatnych do rozwiązywania za pomocą open space’a (poskracałem dla czytelności):

• There is no real question/uncertainty about how to do the work,
• Leaders believe they already know the answer(s) and are looking for ways to sell or impose those ideas on the rest
• Leaders are seeking the appearance of participation, but are unwilling or unable to deal openly and directly with high passion or concern, increasing complexity, real diversity of people or opinions, and/or the urgent need to make decisions and take action.

Na open space dobrze nadają się pytania, problemy, zmartwienia, kontrowersje. Rzeczy wymagające zgłębienia i ponurkowania w różnorodnym gronie przy wszystkich aspektach sprawy. Nadają się do wymiany doświadczeń na równych prawach (wiele osób kontrybuuje i wiele osób wyciąga z tematu coś dla siebie). Osobiście uważam, że open space jest kiepski do zaowalowanych sesji chwalenia się swoją wiedzą czy techniką. Mam też wątpliwość czy OST jest dobry do przeprowadzania warsztatów obrazujących jakieś podejście (które by było skuteczne wymaga pełnego uczestnictwa od początku do końca sesji, co może być nadszarpnięciem reguł i zasady „dwóch stóp”). Dla ścisłości – warsztaty są dla mnie ciekawym dodatkiem na ubocza agendy, a nie powinny być jej esencją.

Bardzo ważne niuanse dzieją się na etapie budowania agendy. Dobre open space’y które widziałem, zapełniały całą zaproponowaną „kratownicę” i kontynuowały generowanie tematów długo później, zostawiając miejsce na kreatywność kolejnych zgłaszających co do miejsca. Czas nas nie goni,  celem sesji budowania nie jest odhaczenie faktu zapełnienia slotów, zostawmy przestrzeń tym mniej odważnym by też zgłosili swoje tematy, to że przez chwilę zapadła cisza nie oznacza jeszcze, że wszystko już zostało zaproponowane.

Moderator sesji budowania agendy powinien zwrócić uwagę na to, by każdy zgłaszający zadbał o jednoznaczność określenia miejsca rozpoczęcia danej sesji – nie mogą przejść stwierdzenia typu „gdzieś”, bo na 100% część chętnych nie odnajdzie tego miejsca, a nie wszyscy znają się na tyle, by odszukać lidera sesji i za nim podążać. Utrudniamy też osobom korzystającym z prawa dwóch stóp na innych sesjach, by dołączyli do naszej, jeśli jej umiejscowienie jest tajemnicą znaną tylko tym, którzy już w niej uczestniczą.

Dobrą praktyką jaką widziałem było poproszenie zgłaszających, by zgłaszali nie więcej niż jeden temat na raz, a jeśli mają tych nurtujących ich tematów więcej, niech odczekają na wszystkich innych chętnych (umownie – ustawią się na końcu kolejki i przepuszczą najpierw wszystkich pozostałych ze swoim pierwszym tematem). To jest o tyle ważne, że zazwyczaj odważnie z tematami wyskoczą osoby bardziej doświadczone w formacie, przygotowane, z przemyślanym tytułem i zapowiedzią. Wszystkim pozostałym, którzy wahają się ze zgłoszeniem swojego problemu, może wybudować się wrażenie, że, na tle tych wszystkich zaawansowanych osób z płynną gadką, moje problemy są nieistotne i nie ma po co ich zgłaszać. Tak, nie zmyślam, sam takim kimś byłem i sprawdzam taką hipotezę z osobami, które nie przełamują nieśmiałości i nie zgłaszają niczego. To moderator open space’a powinien zadbać o stworzenie takiego środowiska, by również głosy ciche, introwertyczne i mniej doświadczone również były wysłuchane.

Ostatnią praktyką przy zgłaszaniu jest wyraźne odseparowanie fazy zgłaszania tematów od fazy negocjacji planu dnia. Każdy zgłaszający samodzielnie decyduje o której chce rozpocząć swoją sesję. Żaden z uczestników nie powinien wpływać na jego wybór (a zwłaszcza bardzo mocnymi komentarzami w stylu „w programie na tą porę są inne bardzo ciekawe tematy, na które chce pójść, więc przesuń swój na 16:00”). Kolejni zgłaszający mogą już nie chcieć narażać się  na presję społeczną i konieczność publicznej oceny czy to, co oni proponują jest ciekawsze czy mniej ciekawe, by zasłużyć na uwagę uczestników… Moderator powinien ucinać w zarodku każdą taką próbę, elegancko przypominając o pryncypiach i zasadach i zwracając uwagę, że na sam koniec generowania tematów będzie samoorganizacyjna chwila na negocjacje ewentualnych zmian w programie. Na etapie zgłaszania tematów warto też przyciąć sugestie co do łączenia tematów wysuwane przez inne osoby niż sami zgłaszający – można porozmawiać o tym, czym jakieś sesje różnią się od siebie, ale nie wpadajmy w pułapki łączenia tematów o podobnych tytułach. Prawo do zmiany zakresu, łączenia czy jedyną ostateczną decyzję co do godzin rozpoczęcia ma indywidualnie każdy ze zgłaszających. W ostateczności uczestnik, który ma do wyboru więcej niż jedną ciekawą sesję, musi zdecydować na co pójdzie. Albo skorzystać z prawa dwóch stóp i przemigrować między sesjami w trakcie lub tak wykombinować, by kontynuować sesję w późniejszym czasie z tymi, którzy na taką kontynuację będą mieli ochotę. Dobrze wygenerowana agenda wykracza daleko poza zaplanowaną kratownicę, dając w programie opcje na wiele sesji do wyboru.

Ostatnia kontrowersja dla mnie, to sesja otwierająca, nazywana czasem lightning talkami. Ja czuję, że im bardziej otwarta ich formuła tym lepiej – zamiast zadania pytania „opowiedz kim jesteś i dlaczego tu przyjechałeś” moim zdaniem sprawdza się lepiej „opowiedz coś o sobie” albo jeszcze bardziej ogólne „to jest ten moment by każdy kto chce, powiedział co chce”. Ci co nie wiedzą, szybko po kilku rundach załapią, że formuła tej wypowiedzi zazwyczaj będzie orbitowała wokół przedstawiania się, dzielenia się oczekiwania czy inspiracjami z poprzednich wydarzeń czy z ostatniego okresu. I ta sesja też nie musi odbywać się w pędzie – nigdzie nam się nie spieszy, jesteśmy tu dla siebie, wczujmy się w siebie, posłuchajmy ciszy. Kolacja nie ucieknie (bo czeka w podgrzewaczach…).