Wczoraj byłem na review pewnego zespołu i Scrum Masterka zadała wspaniałe pytanie: „A jaki mamy plan B jak [plan działania] nie wypali?” (i zignoruję na chwilę kontekst w jakim to jest zadane, materiał na inny wpis…). Świetnie mi to koresponduje z przemyśleniem o którym planowałem napisać – nadmierny optymizm niektórych zespołów.
Dużo jeżdżę autem i uważam się za doświadczonego kierowcę. Dawno temu przeczytałem artykuł o tym, jak jeździć bezpiecznie i co ciekawe – artykuł zawierał mocną tezę o tym, że czym innym jest jazda bezpiecznie a czym innym jazda tak, by nie spowodować wypadku ze swojej winy. Na wiele sposobów wskazane zostało, że samo przestrzeganie przepisów to mało, że warto pójść krok dalej i jeździć tak, by unikać wypadków z winy innych uczestników ruchu drogowego.
Na przykład w kontekście jazdy autostradą tego typu zachowania to nawyk regularnego sprawdzania w lusterkach co się dzieje za mną (żeby nikt w nas nie wjechał), konsekwentne zachowanie dobrego odstępu za autem nas poprzedzającym (nawet jeśli kolejny dżentelmen za nami ma inne zdanie na ten temat), obserwowanie drogi i zachowania kierowców również kilka aut przed nami i odpowiednie reagowanie jeśli takiej możliwości obserwacji nie mamy (większy odstęp), omijanie przeszkód przy drodze (np. zepsutych aut na poboczu) najszerszym łukiem jeśli to możliwe, na wjazdach na autostradzie zmiana pasa na lewy (jeśli to możliwe a jeśli nie to robienie odstępu i dopasowanie prędkości) by umożliwić włączającym się do ruchu spokojne włączenie się do ruchu. Nierealizowanie tego typu nawyków często widać na kompilacjach wypadków komunikacyjnych (ja sam jestem wiernym widzem serii Polskie Drogi) – po obejrzeniu braku inteligencji niektórych kierowców ma się ochotę nigdy nie wsiadać do auta, ale często do kompilacji dostają się sytuacje, w których kierowca poszkodowany nie narusza przepisów (np. auto wyjechało mu z drogi podporządkowanej), ale przy odrobinie dodatkowego przewidywania i ostrożniejszego zachowania można było problemu uniknąć (mniejsza prędkość, większy odstęp, zdjęcie nogi z gazu, odpowiednia szybka reakcja hamulcem, a nie klaksonem itp.). W przepisach drogowych takie zachowania często nazywane są „zachowaniem szczególnej ostrożności” – podobne nawyki są moim zdaniem bardzo często potrzebne zespołom zwinnym, które planują swoją pracę.
W ruchu samochodowym widzę szereg analogii, które przez zespoły nie są uwzględniane. Przy planowaniu często zakłada się, że jeśli tylko coś nie będzie naszą winą, to już jesteśmy OK (no najwyżej będzie opóźnienie, ale z przyczyn od nas niezależnych). Zespół wybiera najbardziej szczęśliwy scenariusz, zakładający że już wszystko wiemy, bo mamy ustalony backlog, planuje zadania pod korek wypełniając sobie cały sprint czy pracę do samego terminu wdrożenia, nie przewiduje, że cokolwiek może pójść nie tak, że jednak możemy się nie dogadać, że niektóre zadania mogą pójść dłużej. Ale co gorsza (bo sam fakt ew. opóźnienia jeszcze nie jest dla mnie tragedią samą w sobie), zespół nie przewiduje żadnych działań, które mogą odpowiednio wcześnie ujawnić problemy i w szczególności – pozwolić wykonać jakieś działania omijające albo ratujące sytuację. Zamiast tego warto podczas planowania poświęcić dodatkowych parę minut i w ramach całego zespołu przegadać sobie kwestie tego, co może pójść nie tak, czy widzimy od razu jakieś scenariusze alternatywne jak można by sobie zaplanować prace w sposób bardziej odporny na zawirowania. I wchodzi tu szereg praktyk, takich jak chociażby zaplanowanie sobie najbardziej ryzykownych zadań na sam początek i próba intensywnego ich zakończenia, tak by w najgorszym wypadku wiedzieć wcześnie, że mamy problem. Fajnie jak w zespole jest też atmosfera wzajemnej pomocy, przyzwolenie na możliwość zgłoszenia że ma się problem, sceptyczne nastawienie do haseł typu „mam problem i jestem opóźniony, ale nadrobię”. Nie, nie nadrobisz, jak my wszyscy możemy pomóc Tobie, byśmy jako cały zespół nadrobili? Nie ma też co ulegać złudzeniom, że inni współpracujący z nami będą reagować zgodnie z zasadami – zaplanujmy sobie kto i co zrobi, jeśli jednak interfejs obiecany przez inny zespół nie zostanie zrealizowany na czas. A może trzeba przeorganizować tak pracę wielu zespołów, żebyśmy się nie musieli tego obawiać? A może trzeba korygować naszą pracę już w chwili, gdy mamy pierwszy sygnał, że coś idzie nie tak (na przykład brak kontaktu z innym zespołem, z którym mamy współpracować), a nie czekać aż już mleko się rozleje i będzie za późno na korektę.
Podsumowując – warto przemyśleć, czy jako zespół stosujemy zasady szczególnej ostrożności i planujemy zakładając scenariusze alternatywne czy możemy zakładamy optymistycznie że wszystko będzie zgodnie z planem a nasze otoczenie zachowa się zgodnie z zasadami i próbujemy reagować gdy jest już za późno.