Współpraca z konsultantami zewnętrznymi i między firmami

Częścią mojej pracy jako lidera Agile Coachów wewnętrznych na samym początku transformacji była też organizacja współpracy z coachami „zewnętrznymi”. Czasem gdy opowiadam o tym, jak poukładaliśmy sobie system wsparcia transformacji, spotykam się ze zdziwieniem, że mając coachów wewnątrz organizacji zatrudniamy też osoby na kontrakcie, konsultantów. Wygląda na to, że przynajmniej u części odbiorców tej tematyki intuicja podpowiada rozwiązanie albo-albo – masz wewnętrzny zespół wsparcia agile i wtedy w ogóle nie zatrudniasz konsultantów, albo nie masz nikogo w środku, więc musisz posiłkować się siłami z zewnątrz. W mBanku współpracujemy z coachami zewnętrznymi z kilku powodów.

Najbardziej przyziemny powód to coś, co nazwałbym skalowaniem się. Świadomie nie budowaliśmy wewnątrz firmy zbyt dużego zespołu Agile Coachów, otwierając sobie możliwość powiększania zespołu o tymczasowo dotrudnionych coachów na kontrakcie. Zapotrzebowanie na usługi „agile coachingu” bywa nieprzewidywalne (np. znienacka otwiera się nowa potrzeba wsparcia jakiegoś zespołu),  w wewnętrznym interesie osób odpowiedzialnych za zmianę jest wykorzystywać takie okazje zamiast im odmawiać. Nie chcemy jednak (zwłaszcza w początkowym okresie) puszczać startujących zespołów na kompletny żywioł, bez wsparcia, stąd dobrze jest mieć z góry przygotowaną grupę osób spoza firmy (na jakiejś formie kontaktu czy umowie ramowej) do których można się zgłosić i poprosić o współpracę i wsparcie dla jakiegoś konkretnego zespołu czy jakiejś konkretnej części firmy. Czasem przeradza się to u nas też w możliwe wsparcie jakiegoś konkretnego zagadnienia związanego z toczącą się transformacją (np. program rozwoju kompetencji Product Ownerskich czy Scrum Masterskich).

Ten pierwszy z powodów zatrudniania konsultantów zewnętrznych wyszedł mi nieplanowanie – działanie to wynikało raczej z korporacyjnego założenia o uważnym liczeniu tworzących się etatów. Z perspektywy czasu moją nauką jest to, że to dobry pomysł nawet jeśli nie ma się takich ograniczeń – posiadanie partnerów/konsultantów jest możliwym sposobem na zwiększenie intensywności działań w jakimś przełomowym momencie zmiany (jej początek czy spiętrzenie się zapotrzebowania).

Coś czego jednak nie można pominąć to drugi z ważnych powodów współpracy z osobami z zewnątrz – pracując z konsultantami mamy okazję do dywersyfikacji doświadczeń. Współpracując z osobami, które jednocześnie pracują też na część czasu w innych firmach (często z dość odległych branż do naszej) uzyskujemy możliwość porównania się do rynku, czerpania inspiracji z rozwiązań stosowanych w innych miejscach. A gdy przychodzi jakiś bardziej skomplikowany przypadek w całej transformacji, mamy od razu pod ręką osoby o trochę szerszej perspektywie – rozumiejące nasz kontekst, ale nadal w sporym stopniu niezależne. Konsultanci którzy z nami współpracują mogą nam przekazać feedback, zwrócić uwagę na jakieś niedociągnięcia. Osamotniony zespół wewnętrzny (ze scenariusza albo-albo) po paru latach bez kontaktu z rynkiem może „wsiąknąć” – dać sobie skrzywić kręgosłup i zaakceptować bieżące status quo. Między innymi dzięki współpracy z osobami z perspektywą zewnętrzną zmniejszamy to ryzyko.

Bardzo partykularny sposób, w jaki możemy też wykorzystać takie osoby „trochę z zewnątrz”, to zaangażować ich w działania promocyjne i marketingowe – konsultanci pracujący z różnymi firmami mają zawsze pełen bagaż historii, które są gotowymi tematami na wewnątrzfirmowe konferencje czy spotkania agilowej społeczności. Sam fakt, że mogą opowiedzieć jeszcze jedną historię o zwinności z jeszcze kolejnych firm niż te, z których pochodzą Agile Coache (jeśli zostali zatrudnieni z zewnątrz organizacji) pomaga przekonywać nieprzekonanych i obniżać stres osób startujących w zwinności, że „to nie zadziała”. Mając takich konsultantów możemy też w zależności od potrzeby potraktować ich jako zewnętrzny głos opinii w ramach toczącej się jakiejś dyskusji na temat zmiany (np. zewnętrzne poparcie dla jakichś wewnętrznych pomysłów).

Współpraca z konsultantami zewnętrznymi jest też okazją do wejścia w relację mentorską dla Agile Coachów – świadomie przewidziałem wyraźną część czasu wsparcia konsultantów na działania nie wprost związane z pracą z konkretnym zespołem zwinnym – potrzebujemy też czas na współpracę z zespołem Agile Coachów czy społecznością Scrum Masterów.

Współczuję firmom, które temat wsparcia zwinności mają poukładany w scenariuszu „albo-albo” i nie mają takich możliwości współpracy i inspirowania się dzięki konsultantom zewnętrznym, jakie opisałem powyżej. Gdy poruszam ten temat w rozmowach z menedżerami wyższego szczebla z innych firm, mam wrażenie że wynika to z tego, że raczej nikt nie pomyślał o takiej potrzebie albo nie widzi wartości w zorganizowaniu takiej formy wsparcia. Warto zawalczyć o to żeby taką możliwość mieć w przyszłości, być może od następnego budżetu. Jak to można by zrobić? W realiach dużej korporacji może trzeba szukać pretekstu, na przykład startującego ważnego projektu, który potrzebuje większego wsparcia agilecoachingowego, niż obecnie firma jest w stanie zapewnić siłami z wewnątrz. Może warto na próbę ściągnąć takiego konsultanta jako gościa wydarzenia wewnętrznego, na którym można zaaranżować prezentację możliwości i wartości jaką daje taka osoba.

Jeśli nie mamy takich możliwości zatrudnienia konsultanta z zewnątrz, podobny efekt inspiracji i wymiany wiedzy może dać też zorganizowanie sesji wymiany wiedzy między firmami. Wiem że w niektórych miastach, w niektórych społecznościach zwinnych, takie praktyki zaczynają się pojawiać. Maksymalna wersja takiej wymiany wiedzy, to dosłownie wymiana osób pomiędzy firmami (np. poprowadzenie wydarzeń scrumowych przez SMa z innej firmy). Minimalna wersja to w jakiejkolwiek wygodnej formule sesja prezentacji i warsztatów pomiędzy przedstawicielami zwinnej społeczności z konkretnych firm. Podobnie jak przy współpracy z konsultantami zewnętrznymi, jest szansa, że dzięki bliższemu poznaniu się będziecie rozumieć swoje specyfiki (więc mniejsza szansa, że pojawią się randomowe rady typu „silver bullet”), ale nadal pozostajecie od siebie niezależni, więc bez presji można spokojnie przekazać feedback na temat tego, co jest obiecujące w zwinności danej firmy ale też co wygląda na jakąś lokalną mutację blokującą efektywność zespołów. Podobnym pretekstem do wymiany wiedzy na temat zwinności może być ten moment, gdy dwie firmy pracujące w sposób zwinny rozpoczynają ze sobą nowy wspólny projekt w ramach partnerstwa biznesowego. Warto rozważyć pod płaszczykiem współpracy projektowej silne zacieśnienie kontaktu między społecznościami zwinnymi, wzajemne dłuższe wizyty z okazją do pogadania nie tylko o bieżących pracach ale też o agile i transformacji w szerszym ujęciu. Osobiście byłem kilkukrotnie uczestnikiem tego typu działań związanych z wymianą wiedzy między firmami i zawsze było to cenne doświadczenie (nawet jeśli w czasach allegro miałem dość silne poczucie raczej dawania niż zbierania jakiegoś nowego doświadczenia z firm, które były mniej zaawansowane od nas wtedy). Nawet jeśli ja komuś opowiadałem jak to u nas, chociaż uczyłem się przekazywać tę wiedzę innym, uporządkowywałem sobie jak to konkretnie u nas wyglądało.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.