Jak się przygotować do wystąpienia publicznego

We wpisie zamieszczonym po konferencji „Zarządzanie Zespołami IT” wspomniałem tylko o „pełnym pakiecie” jaki stosuję by się przygotować do wystąpienia publicznego. Ostatnio ponownie zostałem poproszony o podzielenie się tym, jak to robię, więc ten artykuł przybliży moje aktualne podejście do przygotowania prezentacji na konferencji czy grupie społecznościowej.

Przygotowanie prezentacji przebiega według kolejnych następujących po sobie kroków, w których zaczynam od przemyślenia do kogo i co chcę mówić a dopiero na końcu powstaje historia i slajdy do niej.

Persony

Persony w świecie agilowym są znane i stosowane, przenoszę to podejście również na przygotowanie prezentacji i od nich zaczynam. Ustalam (korzystając ze swojej wiedzy o wydarzeniu jeśli na nim byłem albo z wiedzy pozyskanej od organizatorów) jacy typowi uczestnicy będą na danej prezentacji. Nazywam sobie tych typowych uczestników (3-5 różniących się od siebie przypadków) i charakteryzuje ich, nadając im konkretny ludzki kształt.

Przykładowa persona, jaką sobie spisałem przed jednym z wystąpień:

Wojtek (38 lat) lider zespołu programistycznego w niedużym software house realizującym projekty dla firm z branży telekomunikacyjnej. Bardzo cieszy go, że coraz więcej klientów pyta go w czasie ofertowania o możliwość zrobienia projektu agilem. W jego zespole już od kilku lat starają się na ile mogą pracować zwinnie i ostatnio pod wpływem inspiracji konferencji dla menedżerów IT postanowił bardzo mocno czerpać z doświadczeń innych transformacji i wejść w Scruma „by the book”. Wysyła swoich kluczowych pracowników na szkolenie PSM i zachęca do udziału w społecznościach. Wieczorami dla własnej przyjemności rozwija plugin do WordPressa usprawniający zarządzanie SEO, który okazuje się być bardzo popularny. Bardzo chciał mieć dwóch synów, z którymi chciał programować w parze, ale ma trzy córki, które wdały się w matkę i mają ochotę być dentystkami albo weterynarkami i uczą się na profilu biol-chem..

W przeciwieństwie do person używanych w biznesie tu nie muszę być super poprawny metodycznie, mieć statystyk – polegam na wyczuciu, mi po prostu pomaga zabawa tego typu (bo scharakteryzowanie np. typowego dyrektora IT czy początkującego Scrum Mastera to kupa śmiechu). A po wszystkim wiem, że dalszą prezentację przygotowuję dla Maxa, Joanny i Grześka – a nie smutnego dyrektora IT, smutnej szefowej HR czy smutnego anonimowego SMa.

Warstwa treści

Jak już wiem do kogo będę mówił, to zastanawiam się co może być dla moich person interesujące. Jedno czego się staram wystrzegać to mówienia rzeczy które są ciekawe dla mnie, ale kompletnie nieistotne dla publiki, parę razy już spróbowałem i nie wyszło. Ważne jest to czego potrzebuje Twój odbiorca, w prezentacjach jak w biznesie. Jak będziesz mi próbował sprzedawać to co masz do sprzedania, to będę się opierać, ale jeśli odkryjesz moją potrzebę i zaoferujesz mi rozwiązanie na tę potrzebę, jest spora szansa, że wejdziemy w relację.

Robię sobie w punktach listę hipotez co do pytań, które zadałyby mi albo powinny mi zadać moje ustalone wcześniej persony. Czasem mam okazję zapytać organizatora albo jakiegoś uczestnika co byłoby jego zdaniem ciekawe dla odbiorców, czasem niektórzy organizatorzy mają w jakiś sposób zebraną listę oczekiwań – to bardzo pomaga w dopasowaniu treści do potrzeb. A jak nie mam takiej możliwości, to muszę polegać na swoim wyczuciu – pomaga bywanie na spotkaniach czy konferencjach, gdzie po prostu obserwuję co intryguje uczestników, a zwłaszcza o co pytają Ci, z którymi rozmawiam o swoich przypadkach czy przemyśleniach. Prawdopodobnie jeśli więcej niż dwie osoby w jakimś czasie zapytały o jakąś konkretną kwestię z Twojego przypadku, to znaczy że to jest interesujące.

Gdy mam listę tego, co byłoby interesujące dla person, buduję warstwę treści – jakie konkretne przekazy, podpowiedzi, rozwiązania, myśli chciałbym, żeby uczestnicy mojego spotkania wynieśli. O jakich historiach koniecznie chcę wspomnieć, jakie teorie czy praktyki chcę zarekomendować jako istotne w danym zagadnieniu.

Efektem tego jest lista treści, które mógłbym przekazać, ale to nadal nie są slajdy. To czasem będzie przypominało jakiś ogólny spis treści (po staropolsku agendę), ale jeszcze może ulec przebudowie na podstawie kolejnych kroków.

Przykładowa warstwa treści z prezentacji na Zarządzanie Zespołami IT:

  • „zarys transformacji jaką podejmujemy
  • co napotkałem gdy dołączyłem do firmy – mocne stwierdzenia nazywające stan rzeczy, dający do myślenia
  • list do menedżerów przywieszony w biurze u Krzyśka
  • potrzeba na nowy wzorzec menedżera – niektórzy chcę się zmienić, ale nie wiedzą jak; inni twardo trzymają się nieodwołanych starych wytycznych
  • rola menedżera – opis ćwiczeń z roles&responsibilities
  • rola menedżera – jak się za to zabraliśmy”

Prezentacje, które są opowieścią jakiejś historii (case study) będą w naturalny sposób układały się chronologicznie, natomiast przy prezentacji bez chronologii warto już na tym etapie popróbować priorytetyzacji, oceny tego, co jest najciekawsze dla odbiorców a co jest mniej ciekawe. Temat priorytetyzacja i docinania tego, co jest ważne powróci jeszcze w kolejnych działaniach a najpóźniej przy próbach.

Warstwa metafor

Sucha historia „jak było” albo „róbcie tak, bo to jest dobre” to będzie za mało, żeby utrzymać uwagę słuchacza, najlepsi mówcy opowiadają historie, które dają do myślenia, inspirują i treści które chcą przekazać, podają nie wprost. Gdy już wiem co chcę przekazać, zastanawiam się też jakich metafor mogę użyć, żeby trafniej dotrzeć z tematem. To jest świetne pole do eksperymentu, bo na tej warstwie mogę się odwoływać do osobistych historii (i opowiedzieć o swoich osobistych emocjach, historiach z życia prywatnego), popularnych przeżyć dla grupy odbiorców (generyczne doświadczenia szkolne, doświadczenia bycia rodzicem, doświadczenia z dojazdów do pracy) ale też metafor odleglejszych – bajki, anegdoty, książki, filmy. Metafora się przyda do tego, by ją po prostu żywym tekstem wkleić do opowieści, ale to może też być jakieś skojarzenie które koniec końców tylko wyląduje na warstwie wizualnej jako inspiracja obrazkowa. I z warstwą metafor też staram się pójść szeroko – tu jest akurat idealne miejsce na burzę mózgu i wyliczenie absolutnie wszystkich metafor jakie mi przychodzą do głowy, również tych sprzecznych albo tak szalonych, że na pewno się na nie nie zdecyduje. Najpierw generuję, potem dobieram – czasem konkretne metafory wykrystalizują się dopiero w kolejnych krokach.

Konstrukcja historii

Gdy już wiem, do kogo mówię, co będzie dla nich ważne i jak chcę to ubrać w metafory, zaczynam od konstrukcji historii. Tu w zasadzie jeszcze są dwa oddzielne elementy składowe – szkielet historii i konkretne hasła/treść. Oddzielnie zastanawiam się jak przekażę to co chcę przekazać – jaki będzie taki wysokopoziomowy scenariusz całego wystąpienia. Na przykład na ostatnim wystąpieniu na LubLean szkieletem wysokopoziomowym było to, że po wstępie chcę wejść w naprzemienny model „inspirująca historia -> ćwiczenie angażujące salę w podgrupach -> połączenie wyników wraz z ich przedyskutowaniem”, by dopiero pod koniec wejść w listę punktów, które uważam, za ważne i podsumowujące temat (w tym przypadku – porządnego agile’a). W innych przypadkach dość często stosuję schemat „podróż bohatera” (poznajemy bohatera – okazuje się że ma problem – ale jakoś z niego wychodzi – ale wpada w kolejne tarapaty – ale znów znajduje rozwiązanie – … – happy end albo nadal walczy {=będzie sequel ;P}). Nie mam tego dobrze opracowanego teoretycznie, ale mam silne przekonanie, że ustalenie  takiego metascenariusza opowieści najpierw pomaga mi w przygotowaniu i utrzymaniu konkretnego tempa historii czy warsztatu, co na końcu przekłada się odbiorcom na łatwość w śledzeniu opowieści .

Gdy mam metascenariusz, wypełniam go konkretnymi hasłami czy fragmentami opowieści. Gdy przygotowuję wystąpienie po polsku, zazwyczaj nie spisuję sobie całego konkretnego tekstu (znam teorie, które podpowiadają, że to jest rozwiązanie korzystne), ja jakoś tego nie czuję, zajmuje mi za dużo czasu i za bardzo skręca mnie w próbę zapamiętywania tekstu, w czym jestem najzwyczajniej w świecie słaby. Gdy prezentacja ma być po angielsku, zapisuję sobie konkretne frazy, które w szczególności chcę zamieścić, a w niektórych przypadkach całymi kawałkami spisuję całą treść jaką planuję powiedzieć. Zwróćcie uwagę, że to nadal nie jest moment na przygotowanie slajdów do prezentacji, ale zazwyczaj na tym etapie mam już jakąś pierwszą wersję slajdów totalnie niegotowych – to jest moment, gdy slajdy wypełniam w polu „komentarze dla prezentera”, to tam lądują hasła albo całe zdania, a w zasadniczym slajdzie jestem OK z tym, że są one puste, zawierają jakieś kompletnie niegotowe nagłówki i szkice tego, co będzie na obrazku. To jest też moment na przejrzenie jakie konkretnie metafory nadają się do tego, by je faktycznie użyć w treści.

Gwoździe

Gdy mam już pierwszy szkic tego, co konkretnie będę mówił, dokonuję ponownego krytycznego przejrzenia treści pod kątem potrzeb moich person. Szukam miejsc, w mojej prezentacji, które te osoby uznają za momenty „aha!”, coś co nazywam „gwoździami” – najmocniejszymi akcentami, konkretnymi myślami czy frazami, które z całej prezentacji dana osoba wyniesie. Warto pamiętać że różne persony będą być może uznawały za gwoździe prezentacji różne rzeczy. Krytyczny przegląd gwoździ może też skutkować wywaleniem z historii jakichś fragmentów, które nagle okazują się nie być gwoździem dla nikogo, nie są żadną metaforą ani elementem scenariusza budującym napięcie.

Jak już mam wytypowane gwoździe, szukam tego, jak to zrobić, by je zaakcentować. Zwracam uwagę, czy czasem nie warto ich w jakiś sposób zapisać na slajdzie (unikam pisemnych slajdów, ale pojedyncze najważniejsze hasła może warto wrzucić, by lepiej dotarły), zwracam uwagę, żeby je zaakcentować w swojej wypowiedzi, mieć je wystudiowane, by nie spalić ich brzmienia jakimś zacięciem się w połowie zdania.

Takim ostatecznym dla mnie weryfikatorem na dotarcie gwoździ do odbiorców jest to, czy ktoś, kto słuchał mojej prezentacji, uznał jakąś frazę za na tyle istotną, że zacytował ją w tweecie. Między innymi z tego powodu szukam takich kombinacji fraz, by bardzo krótko przekazać zasadniczą myśl, dać szansę do cytatu.

Strona wizualna dopieszczona

Dopiero gdy mam już cały szkielet i konkretne treści, jest miejsce na to, by szlifować slajdy. Sam jestem aktualnie fanem rozwiązania, w którym slajdy są pewną ramą, tłem do mojej opowieści, stąd zazwyczaj wybieram model „ogólne hasło / myśl przewodnia + inspirujący obrazek nawiązujący metaforycznie do tego co przekazuję”. Szukam tego, by hasło jakie zawieram na slajdzie nie znalazło się w tym co mówię – osobiście nie cierpię prezenterów, którzy odruchowo czytają swoje własne slajdy. Obrazki do prezentacji szukam w serwisie flickr, wyszukując te, których autorzy zgodzili się na wykorzystanie na podstawie licencji CC (wtedy pamiętam, by zawrzeć źródło i rodzaj licencji), czasem gdy zależy mi na absolutnej czystości slajdu, inwestuję i wykupuję pakiet zdjęć stockowych.

Jeśli w komentarzach zawierałem całe fragmenty treści, które będę mówił, przeklejam je gdzieś (na przykład do pliku docsowego) a w komentarzach zostawiam słowa kluczowe albo fragmenty fraz. W toku faktycznego wystąpienia w szczególności nie będzie możliwości by zaglądać w notatki prezentera, więc muszę je uprościć maksymalnie jak się da.

Próby, próby, próby

Temat dla mnie osobiście kontrowersyjny, bo jakoś tak nie za bardzo lubię wielokrotnie powtarzać swojej prezentacji. Co nie zmienia faktu, że te minimum 3-5 razy (po polsku) albo 5-7 razy (po angielsku) pełne poważne powtórzenia staram się zrobić. Przede wszystkim chodzi o sprawdzenie jak faktycznie mieszczę się w czasie, czy płynnie wypadają mi przejścia między slajdami, czy mówię właściwe treści do właściwych slajdów, czy nie przegapiam jakiejś treści, która była ważna. Jak się uda, szukam przyjaznej i wyrozumiałej duszy, która da mi wczesny feedback (ale nie rozjedzie mnie krytyką, na wczesnym etapie prób wiadomo, że muszę zaglądać w notatkę, nie każde hasło będzie dopracowane itd.). Staram się, żeby próba była jak najbardziej zbliżona do rzeczywistego wystąpienia – robię to na stojąco, zwracam uwagę na gestykulację i intonację, zachowuję się tak, jakbym faktycznie stał przed publicznością. Kilka pierwszych prób zazwyczaj skutkuje jeszcze ostatnimi szlifami slajdów czy treści mówionych, ostatnie powtórzenia już robię z założeniem, że raczej nie zmieniam niczego w planie, tylko staram się trzymać tego co już mam. To ważne założenie, bo czasami jest pokusa usprawniania czegoś, co jest już całkiem dobre.

Dodatek: Abstrakt wystąpienia

Na różnych wydarzeniach bywa w różnym momencie oczekiwany abstrakt wystąpienia. Bardzo niefortunnie wypada, jeśli trzeba z dużym wyprzedzeniem wypełnić abstrakt, gdy nie ma się wykonanych powyższych punktów. Z drugiej strony bez sensu przygotowywać w zasadzie całe wystąpienie jeśli nie wiem czy się dostanę na dane wydarzenie. Z tego powodu akurat ja zazwyczaj abstrakty (niestety) robię dość ogólne i pojemne, zazwyczaj nie wchodzę nic głębiej niż w wypisanie kilka najważniejszych haseł z akapitu „Warstwa treści”. Piszę „niestety”, bo w kolejnych krokach przygotowania prezentacji mogę dojść do wniosku, że akcenty prezentacji rozłożone są inaczej i powstaje niebezpieczne zjawisko rozdźwięku między tym jak prezentacja jest opisana w zaproszeniu / w programie a tym co faktycznie jest na slajdach. Bardzo ogólny i pojemny abstrakt też się bardzo ciężko ocenia (doświadczenie z perspektywy bycia członkiem Rady Programowej AgileByExample’16) – tu pewnie jest do poprawy zarówno typowy proces wyłaniania zawartości prezentacji jak i selekcji występujących. W moim osobistym przypadku akurat w zasadzie już nie uczestniczę w procesie Call For Papers jako kandydat, więc tego aspektu „jak dobrze przygotować abstrakt” już nie muszę mieć tak dobrze przećwiczonego.

Disclaimer #1 – powyższe jest pakietem full, czasem z różnych powodów (brak czasu albo świadoma decyzja o tym, że nie przygotowuję się aż tak mocno) tnę na rogach i robię przyspieszoną wersję przygotowania się.

Disclaimer #2 – metoda przygotowania nie jest w żadnym wypadku gwarantem czegokolwiek, np. wysokich ocen za wystąpienie. Przygotowuję się według tego schematu i trafiają mi się zróżnicowane oceny – jedne z lepszych na danym evencie, okolice oceny maksymalnej, ale mam też kilka ocen naprawdę kiepskich (poniżej średniej danego wydarzenia). Niewątpliwie jednak świadomość włożonego wysiłku w przygotowanie i zrobienia konkretnych kroków pomaga mi obniżyć stres przed wystąpieniem i wierzę, że jednak podnosi ocenę odbiorców prezentacji w porównaniu do alternatywnej rzeczywistości w której tych przygotowań bym nie zrobił.

PS. Mam na koncie jeszcze lepsze przygotowanie się niż powyższe, ale ono z paru względów zasługuje na oddzielny wpis. Ten wpis jest realistycznym zebraniem tego, co zazwyczaj robię, zdaję sobie sprawę, że przygotować się do wystąpienia można jeszcze lepiej (… i poświęcając na to jeszcze więcej czasu).

PS2. Dla mnie samego lekturą obowiązkową przy przygotowywaniu prezentacji jest „Resonate” Nancy Duarte. Co ważne – książka jest w tej chwili dostępna w wersji online, za darmo. Osobą, która kiedyś przeprowadziła mnie przez proces pierwszego przygotowania się do wystąpienia publicznego jest Magda Giec, której tym wpisem bardzo mocno dziękuję.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.